49. Do candidates have to report on their election campaign finances?

Article 84 § 1, Kodeks wyborczy 2011 (Election Code 2011, consolidated text 2025)
Art. 84 § 1. Prawo zgłaszania kandydatów w wyborach przysługuje komitetom wyborczym. Komitety wyborcze wykonują również inne czynności wyborcze, a w szczególności prowadzą na zasadzie wyłączności kampanię wyborczą na rzecz kandydatów.
English translation:
“Art. 84 § 1. Election committees have the right to nominate candidates for elections. Election committees also perform other electoral activities, in particular, based on the principle of exclusivity, conduct election campaign for candidates.”
Available at: 
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20110210112/U/D20110112Lj.pdf

Article 126, Kodeks wyborczy 2011 (Election Code 2011, consolidated text 2025)
Art. 126. Wydatki ponoszone przez komitety wyborcze w związku z zarządzonymi wyborami są pokrywane z ich źródeł własnych.
English translation:
“Art. 126. Expenses incurred by the election committees in connection with called elections are covered from their own resources.”
Available at: 
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20110210112/U/D20110112Lj.pdf

Point 2, page 2, Wyjaśnienia dotyczące zasad finansowania kampanii wyborczej w wyborach Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, Państwowa Komisja Wyborcza 2025 (Clarifications regarding the principles of financing the election campaign in the election of the President of the Republic of Poland, National Election Commission, 2025)
Punkt 2. (…) Oznacza to, że wszelkie czynności związane z pozyskiwaniem środków finansowych, dokonywaniem wydatków na organizowanie spotkań wyborczych i promocją kandydatów w formie plakatów, ulotek, itd., mogą być prowadzone tylko przez komitety wyborcze i wyłącznie w okresie kampanii wyborczej (…).
English translation:
“Point 2. (…) This means that all activities related to raising funds, making expenditures for organizing election meetings and promoting individual candidates in the form of posters, leaflets, etc., can only be conducted by election committees and only during the election campaign (…).”
Available at:
https://prezydent2025.pkw.gov.pl/prezydent2025/statics/PKW_AKTUALNOSCI/uploaded_files/1737439479_zkf81142025.pdf

Article 134 § 5, Kodeks wyborczy 2011 (Election Code 2011, consolidated text 2025)
Art. 134 § 5. Środki finansowe mogą być wpłacane na rzecz komitetu wyborczego jedynie czekiem rozrachunkowym, przelewem lub kartą płatniczą. 
English translation: 
“Art. 134 § 5. Financial resources may be paid to the election committee only by means of a settlement check, bank transfer or payment card.”
Available at:  
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20110210112/U/D20110112Lj.pdf

Article 142 § 1-3, Kodeks wyborczy 2011 (Election Code 2011, consolidated text 2025)
Art. 142. § 1. Pełnomocnik finansowy, w terminie 3 miesięcy od dnia wyborów, przedkłada organowi wyborczemu, któremu komitet wyborczy złożył zawiadomienie o utworzeniu komitetu, sprawozdanie o przychodach, wydatkach i zobowiązaniach finansowych komitetu, w tym o uzyskanych kredytach bankowych i warunkach ich uzyskania, zwane dalej „sprawozdaniem finansowym”. 
§ 2. Jeżeli sprawozdanie finansowe przedkładane jest Państwowej Komisji Wyborczej, do sprawozdania dołącza się sprawozdanie biegłego rewidenta.
§ 3. Sprawozdania biegłego rewidenta nie sporządza się, jeżeli pełnomocnik finansowy, w terminie 30 dni od dnia wyborów, zawiadomi właściwy organ wyborczy, że komitet wyborczy nie miał przychodów, nie poniósł wydatków ani nie ma zobowiązań finansowych.
English translation:
“Art. 142 § 1. The financial representative within 3 months from the election day, submit to the electoral body to which the election committee submitted a notification of its establishment, a report on the committee’s revenues, expenditures and financial liabilities, including bank loans obtained and the conditions for obtaining them, hereinafter referred to as the “financial report”.
§ 2. If the financial report is submitted to the National Election Commission, the report is accompanied with the auditor’s report.
§ 3. The auditor’s report is not be prepared if the financial representative, within 30 days of the election day, notifies the relevant electoral authority that the election committee has not generated any revenue, incurred any expenses, and had no financial liabilities.”
Available at: 
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20110210112/U/D20110112Lj.pdf

Point 3 a-c, Attachment no. 2, Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie sprawozdania finansowego komitetu wyborczego 2023 (Ordinance of the Minister of Finance on the financial report of the election committee 2023)
Dokumenty, jakie należy załączyć do sprawozdania finansowego o przychodach, wydatkach i zobowiązaniach finansowych komitetu wyborczego: (…)
3) dokumenty umożliwiające weryfikację informacji podanych w sprawozdaniu, uporządkowane chronologicznie, począwszy od najwcześniejszego zdarzenia gospodarczego:
a) historię rachunku bankowego, na którym są gromadzone środki finansowe komitetu wyborczego,
b) protokoły komisyjnej wyceny usług świadczonych nieodpłatnie na rzecz komitetu wyborczego, w tym dokumenty potwierdzające przyjęcie świadczeń niepieniężnych, o których mowa w art. 132 § 5 i art. 133 Kodeksu (w przypadku przyjęcia nieodpłatnego świadczenia usługi), w szczególności wykazy zawierające opis świadczenia i dane świadczącego lub umowy ze świadczącymi (w tym umowy użyczenia) oraz ich oświadczenia (w tym potwierdzające zgodę na eksponowanie materiałów wyborczych),
c) umowy, faktury, rachunki i inne dokumenty dotyczące kosztów i wydatków komitetu wyborczego,
English translation: 
“Documents to be attached to the financial report on the revenues, expenditures and financial liabilities of election committee: (…)
3) documents enabling verification of the information provided in the report, arranged chronologically, starting from the earliest economic event: 
a) the history of the bank account where the electoral committee's financial resources are collected 
b) minutes of the commission’s valuation of services provided free of charge to the election committee, including documents confirming the receipt of non-monetary benefits referred to in Article 132 § 5 and Article 133 of the Code (in the case of accepting a free service), in particular lists containing a description of the service and data of the provider or agreements with providers (including of agreements of lending to use) and their declarations (including confirming consent to the display of election materials),
c) contracts, invoices, bills and other documents relating to the costs and expenditures of the election committee,”
Available at: 
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20230002065/O/D20232065.pdf

Point 7, page 16, Wyjaśnienia dotyczące zasad finansowania kampanii wyborczej w wyborach Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, Państwowa Komisja Wyborcza 2025 (Clarifications regarding the principles of financing the election campaign in the election of the President of the Republic of Poland, National Election Commission 2025)
Punkt 7. (…) Ze względu na charakter dowodowy do sprawozdania powinny być załączone oryginalne dokumenty źródłowe. W szczególności dotyczy to faktur, rachunków i innych dokumentów dotyczących kosztów i wydatków, chyba że nie zostały zapłacone do dnia złożenia sprawozdania. W tym wypadku powinna być załączona uwierzytelniona kserokopia tych dokumentów (…).
English translation: 
“Point 7. (…) For evidentiary purposes, the report should be accompanied by original source documents. This particularly applies to invoices, receipts, and other documents relating to costs and expenditures, unless they have not been paid by the date of the report submission. In such cases, a certified photocopy of these documents should be attached (…).”
Available at: 
https://prezydent2025.pkw.gov.pl/prezydent2025/statics/PKW_AKTUALNOSCI/uploaded_files/1737439479_zkf81142025.pdf

Article 140 § 1-2 and 5, Kodeks wyborczy 2011 (Election Code 2011, consolidated text 2025)
Art. 140 § 1. Komitet jest obowiązany prowadzić rejestry: 
1) zaciągniętych kredytów, zawierający nazwę banku udzielającego kredytu i wszystkie istotne warunki jego uzyskania, w szczególności: datę udzielenia kredytu, jego wysokość, oprocentowanie i inne koszty uzyskania, zobowiązania poręczycieli oraz ustalony termin spłaty; 
2) wpłat o wartości przekraczającej łącznie od jednej osoby fizycznej kwotę minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów, obowiązującego w dniu poprzedzającym dzień ogłoszenia postanowienia o zarządzeniu wyborów, ze wskazaniem imienia, nazwiska oraz miejscowości zamieszkania takiej osoby.
§ 2. Rejestry, o których mowa w § 1, komitet jest obowiązany umieszczać na swojej stronie internetowej i uaktualniać w taki sposób, aby informacje o kredytach i wpłatach ujawniane były w terminie 7 dni od dnia udzielenia kredytu lub dokonania wpłaty.
§ 5. Obowiązek, o którym mowa w § 1, nie dotyczy komitetów wyborczych, które zgłaszają wyłącznie listę lub listy kandydatów na radnych do rady gminy w jednej gminie liczącej do 20 000 mieszkańców, a w przypadku wyborów, o których mowa w art. 474 § 2 – kandydata na wójta w gminie liczącej do 20 000 mieszkańców. 
English translation: 
“Art. 140 § 1. The Committee is obligated to maintain registers of:        
1) loans taken out, containing the name of the bank granting the loan and all relevant terms of obtaining this loan, in particular: the date of loan granting, its amount, interest rate and other costs of obtaining, obligations of guarantors, and the agreed repayment date;
2) payments in the value jointly exceeding from a single natural person the amount of minimum wage, determined pursuant to separate provisions, in effect on the day preceding the day of announcement of the decision calling elections, indicating the name, surname, and place of residence of such person. 
§ 2. The registers referred to in § 1, the committee is obligated to post on its website and update so that information on loans and payments is disclosed within 7 days of the day of loan granting or making payment.
§ 5. The obligation referred to in § 1 does not apply to election committees that submit only a list or lists of candidates for councilors to the municipal council in one municipality with up to 20 000 inhabitants, and in the case of the elections referred to in art. 474 § 2 – a candidate for mayor in a municipality with up to 20 000 inhabitants.”
Available at: 
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20110210112/U/D20110112Lj.pdf

Point 2, Attachment no. 2, Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie sprawozdania finansowego komitetu wyborczego 2023 (Ordinance of the Minister of Finance on the financial report of the election committee 2023)
Dokumenty, jakie należy załączyć do sprawozdania finansowego o przychodach, wydatkach i zobowiązaniach finansowych komitetu wyborczego: (…)
2) rejestry, o których mowa w art. 140 § 1 Kodeksu: 
a) rejestr kredytów zaciągniętych przez komitet wyborczy, 
b) rejestr wpłat od osób fizycznych na rzecz komitetu wyborczego o wartości przekraczającej łącznie od jednej osoby fizycznej kwotę minimalnego wynagrodzenia za pracę
– przekazywane w sposób określony w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 140 § 4 Kodeksu;
English translation: 
“Documents to be attached to the financial report on the revenues, expenditures, and financial liabilities of the election committee: (…) 
2) registers referred to in art. 140 § 1 of the Code:
a) register of loans taken by the election committee,
b) register of payments from natural persons to the election committee with a total value exceeding the minimum wage per individual 
– transferred in the manner specified in the implementing provisions issued pursuant to art. 140 § 4 of the Code;”
Available at: 
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20230002065/O/D20232065.pdf
 

Election campaigns are conducted and financed exclusively through election committees, not individual candidates. Committees in particular conduct campaigns for candidates and manage the entirety of the related financial economy. For these reasons this question is answered through the lens of the provisions dedicated to election committees.

Election committees are required within 3 months of the election day to submit a report on their revenues, expenditures, and financial liabilities. Reports must be submitted to the National Election Commission, and in the case of local election committees of organizations or voters that aimed to register candidates in only voivodeship, to the relevant electoral commissar, depending on the committee’s headquarters. The same applies to all committees in the case of local by-elections, early elections or elections to a new council

Besides, committees are required to publish on their websites registers of credits and donations and to enter there all credits taken and donations received in the joint amount above the minimum wage, within 7 days of occurrence. Copies of these registers must be attached to the above-mentioned report. This disclosure mechanism has certain limitations, as committees formed by political parties can only receive financial resources through Election Funds, which is why they publish empty registers. Completely exempt are local election committees with candidates for councilors in only one municipality, and in early elections for mayor, if the number of inhabitants in these municipalities does not exceed 20 000.