Aviso de Privacidad

Este aviso le atañe si procesamos su información personal y usted no es un individuo al que hayamos aplicado una política de privacidad específica. Por ejemplo, si usted trabaja para un proveedor o cliente u otra organización con la que colaboramos, si ha asistido a nuestros eventos de marketing, si es usuario de uno de nuestros sitios web o si de alguna manera tiene relación con nuestras actividades.

Las menciones usted, su y usted mismo en este aviso de privacidad hacen referencia a usted como individuo o como organización en la que trabaja.

Las menciones nosotros, nuestro/a o nos hacen referencia al Instituto Internacional para la Democracia y la Asistencia Electoral (IDEA Internacional), con sede en Strömsborg, SE-103 34 Estocolmo (Suecia), organización inscrita en Suecia con el número de registro mercantil 9020000098.

La mención de nuestros sitios web en este aviso de privacidad hace referencia a todos nuestros sitios www.idea.int, www.inter-pares.eu, www.wpp-africa.net, www.constitutionnet.org y www.stepdemocracy.eu.

No hemos nombrado a un responsable de la protección de datos para supervisar nuestro cumplimiento de la legislación de protección de datos porque no estamos obligados por ley, pero nuestro Director del cumplimiento de la protección de datos es responsable de la correcta aplicación de la legislación en nuestra organización. Los datos de contacto aparecen en la sección al final de este aviso de privacidad.

Estamos comprometidos con el respeto de su privacidad. Este aviso explica cómo podemos utilizar la información personal que recopilamos antes, durante y después de su relación con nosotros. Además, se aclara cómo cumplimos con la legislación sobre protección de datos y cuáles son sus derechos.

A efectos de la protección de datos, somos los responsables del tratamiento de su información personal.

 

Podemos recopilar los siguientes tipos de información personal:

  • Datos de contacto: es la información que nos permite indentificarle y contactarle directamente, como, por ejemplo, nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono y direcciones.
  • Información de identificación: datos de documentos de identificación oficiales o del pasaporte.
  • Otra información personal: por ejemplo, fecha de nacimiento y nacionalidad, que podríamos necesitar a la hora de reservar billetes para los eventos a los que usted desea participar.
  • Detalles de su experiencia laboral: información acerca de cargos, funciones, responsabilidades o cualificaciones profesionales.
  • Información dietética y de salud: detalles de sus necesidades dietéticas para poder tomarlas en cuenta en las reuniones o eventos en los que participe o información acerca de su salud cuando asista a nuestros eventos o visite nuestra sede (por ejemplo, si tiene síntomas de Covid-19 o información acerca de una discapacidad, para que podamos organizar el acceso).
  • Asesores asignados: quedan incluidos abogados, asesores financieros e inspectores.
  • Capacidad crediticia: podríamos realizar averiguaciones acerca de su capacidad crediticia con el fin de establecer si podemos iniciar o continuar una relación comercial con usted o con la organización para la que trabaja.
  • Detalles sobre su rendimiento: cuando trabaje con nosotros o para nosotros o en cualquier otro proyecto o tarea en la que participemos.
  • Cómo utiliza nuestro sitio web: recopilamos información relativa a las páginas que visita y sus opciones de navegación.
  • Vídeos, fotografías y grabaciones de sonido: tanto las que nos envía usted, como las que realizamos nosotros en las reuniones o eventos..
  • Uso de los sistemas informáticos que ponemos a disposición de los visitantes en nuestras instalaciones: por ejemplo, nuestros servicios de internet y Wi-Fi.
  • Datos de la correspondencia (incluidos los correos electrónicos) que nos envía y que recibe de nosotros: quedan incluidas las cartas y correos electrónicos, SMS, MMS y otras comunicaciones electrónicas y en algunos casos podrían incluirse grabaciones de audio de conversaciones telefónicas.
  • Información de suscripción: por ejemplo, si se da de alta en uno de nuestros boletines, podcasts y otros materiales a través de nuestra página web
  • Formularios en nuestro sitio w: información que nos facilita cuando rellena un formulario en nuestro sitio web, cuando nos comunica información de suscripción, nos aporta su opinión, solicita una clave para usar nuestros servicios o si se pone en contacto con nosotros a través de la página web.
  • Información de acceso: detalles de su cuenta, como nombre de usuario y contraseña, para obtener acceso a contenidos disponibles a través de nuestro sitio web, como por ejemplo algunas de nuestras bases de datos.
  • Información sobre la dirección IP: la dirección IP de su dispositivo nos permite hacer un seguimiento del uso de nuestro sitio web.
  • Cualquier otra información personal que usted mismo decida compartir con nosotros.

 

No recogemos, almacenamos o tratamos datos sensibles pertenecientes a las siguientes "categorías especiales":

  • información acerca de su raza u origen étnico (a excepción de la que resulta evidente de fotografías o vídeos que recopilamos), creencias religiosas, orientación sexual y opiniones políticas;
  • información sobre su afiliación sindical; o
  • información biométrica, como, por ejemplo, huellas dactilares o escáneres de retina.

En el caso de recopilar información personal perteneciente a una categoría especial (porque usted ha decidido compartir dicha información con nosotros), no nos basamos en el consentimiento para el tratamiento de estos datos personales de categoría especial.

Tampoco recogeremos, almacenaremos o utilizaremos información relativa a sus antecedentes penales. En el caso de recopilar información relativa a los antecedentes penales, no nos basamos en el consentimiento para el tratamiento de este tipo de información.

Recabamos información personal a partir de distintas fuentes. Entre ellas cabe destacar:

  • Directamente de usted: cuando nos indica que desea asistir a un evento, rellena formularios, visita nuestro sitio web, comparte con nosotros información sobre blanqueo de dinero, se pone en contacto con nosotros por teléfono, correo electrónico o directamente a través de otro medio.
  • Nuestro sitio web: nos aporta información de navegación del usuario y de los dispositivos conectados.
  • Proveedores de información: entre los que encontramos organismos profesionales o asociaciones comerciales, agencias de referencia de crédito, LinkedIn y otras plataformas web.
  • Su empleador o la organización para la que trabaja: podrían comunicarnos su nombre, cargo, datos de contacto e información adicional sobre usted.
  • Nuestros asesores profesionales: como por ejemplo abogados, contables, asesores financieros, especialistas y otros asesores.
  • Sus asesores profesionales: como por ejemplo abogados, contables, asesores financieros, especialistas y otros asesores.

ambién recopilaremos información personal adicional sobre usted a lo largo de nuestra relación.

Si comparte con nosotros información acerca de otros individuos, es su responsabilidad asegurarse de que tiene derecho para proporcionarnos dicha información. En especial, si nos comunica detalles acerca de otras personas, estas tienen el derecho de saber y conocer qué tipo de información tenemos, cómo la recogemos y utilizamos, y como podríamos compartir dicha información. Por favor, comparta con dichas personas este Aviso de Privacidad. Se les aplican los mismos derechos, tal y como quedan estipulados en la sección .

La tabla a continuación explica las finalidades del tratamiento de sus datos personales, las categorías de información en cuestión y las bases legales que nos permiten el tratamiento de sus datos. La base legal de aplicación dependerá de la naturaleza de nuestra relación y del tipo de interacción.

Finalidad Información personal que se usa Base legal
Comprobación de la identidad y verificaciones crediticias Datos de contacto e información de pago Podríamos tener la obligación legal de llevar a cabo una identificación Tenemos también un interés legítimo en conocer su identidad, realizar comprobaciones de blanqueo de dinero y asegurarnos de que nos pagará
Controles contra el blanqueo de capitales   Tenemos la obligación legal de realizar verificaciones contra el blanqueo de dinero
Celebrar y ejecutar contratos, en los que (i) nosotros le suministremos servicios, (ii) usted nos suministre productos/servicios, (iii) nosotros colaboremos con usted para producir un producto, o (iv) participemos en acuerdos similares con terceros Toda la información personal que recogemos Para celebrar o ejecutar contratos con usted o con la organización a la que representa Tenemos un interés legítimo en ejecutar correctamente los contratos con terceros
Atender a sus consultas o quejas, reclamaciones o disputas jurídicas, y plantear consultas, reclamaciones, disputas jurídicas o quejas ante usted o la organización para la que trabaja Toda la información personal que recogemos Esto es necesario para ejecutar el contrato con usted o con la organización a la que representa Tenemos un interés legítimo en mejorar los servicios y/o productos que ofrecemos Para defender, presentar o determinar reclamaciones jurídicas
Mantener y mejorar nuestros servicios Toda la información personal que recogemos Tenemos un interés legítimo en mejorar los servicios y/o productos que ofrecemos
Análisis de datos, análisis estadístico y otros estudios que nos ayuden a mejorar nuestros servicios en línea Cómo el usuario utiliza el sitio web Tenemos un interés legítimo en mejorar los servicios en línea que ofrecemos y la experiencia del usuario
Seguridad de nuestros sistemas informáticos Toda la información personal que recogemos Tenemos un interés legítimo en garantizar la seguridad de nuestros sistemas informáticos
Formación de personal Toda la información personal que recogemos Tenemos un interés legítimo en mejorar los servicios y productos que ofrecemos
Marketing directo Detalles de contacto, servicios y productos que consideramos pueden ser interés para usted o su organización y/o que usted o su organización ya han recibido de nuestra parte en el pasado Podríamos pedirle su consentimiento para el tratamiento de los datos para esta finalidad. Usted podrá revocar el consentimiento en todo momento. Por otra parte, si usted o su organización han recibido servicios similares en el pasado, podríamos promocionar productos o servicios parecidos como interés legítimo en el desarrollo de nuestras actividades. Tiene el derecho de rechazar dicho marketing en todo momento
Celebración de eventos Sus datos de contacto, fecha de nacimiento, nacionalidad, detalles de participación, comentarios en los formularios de respuesta, requisitos dietéticos o de salud Tenemos un interés legítimo en celebrar eventos y hacer un seguimiento de la asistencia, y poder ofrecer alimentos y bebidas adecuadas en los eventos También podemos tener la obligación jurídica de cumplir con los requisitos de salud y seguridad.
Promoción de eventos futuros Su fotografía y las grabaciones de audio/vídeo en las que usted aparece podrían utilizarse en el futuro para la promoción de eventos. Tenemos un interés legítimo en el uso de dichas imágenes y/o grabaciones para promover nuestras actividades y nuestra organización.
Cumplimiento de nuestras obligaciones legales Toda la información personal que recogemos. Para cumplir con toda obligación o requisito legal.
Gestionar nuestra relación con usted o la organización para la que trabaja y operar y administrar nuestra actividad y los informes internos Toda la información personal que recogemos. Tenemos un interés legítimo en garantizar una gestión eficiente y ampliar nuestras actividades Para celebrar o ejecutar contratos con usted o con la organización a la que representa.
Almacenamiento de documentos relacionados con usted y de registros de nuestras actividades Toda la información personal que recogemos. Para poder gestionar y cumplir un contrato, para cumplir con una posible obligación legal y también porque tenemos un interés legítimo en mantener registros pertinentes.

En algunos casos, usted podría tener una obligación legal, contractual u otro requisito u obligación de proporcionarnos información personal. Si no nos proporciona la información personal solicitada, puede que nos resulte imposible ejecutar adecuadamente el contrato suscrito con usted o con la organización a la que representa, o que no podamos cumplir con las obligaciones legales, lo que nos llevaría a poner fin a nuestra relación contractual. Para cierta información personal puede que no exista una obligación de comunicación, pero si no nos facilita dicha información es posible que no podamos cumplir nuestros acuerdos con usted o con la organización a la que representa.

Si nos ha dado su consentimiento para el uso de su información personal para cierta finalidad, usted mantiene el derecho de revocar el consentimiento en todo momento. Para hacerlo, puede seguir las instrucciones que aparecen en la sección más abajo. Normalmente solo pediremos su consenso para el marketing directo.

Por favor, tome en cuenta que la retirada del consentimiento no afectará al uso de los datos realizado con anterioridad a la revocación, y que podríamos seguir conservando y tratando información personal relevante en la medida en que tengamos derecho a hacerlo según bases legales distintas al consentimiento. En algunos casos, la retirada del consentimiento puede tener las mismas consecuencias que la ausencia de información, por lo que, por ejemplo, no podríamos ofrecerle información de marketing.

Podemos agregar y anonimizar cualquier información en nuestro poder (para que no le identifique directamente). Podemos utilizar datos anonimizados y agregados para finalidades como investigación, comprobación de sistemas informáticos, análisis de datos o la mejora de nuestros sitios y servicios.

Podemos compartir su información personal con las siguientes entidades:

  • Otras empresas de nuestra cadena logística: para que puedan ponerse en contacto con usted en caso de problemas o si su información personal es relevante para un subcontratista o entidad que esté por encima de nosotros en la cadena.
  • Agencias de referencia de crédito y otras agencias de identificación: para poder evaluar su capacidad crediticia y para comprobar su identidad. Estos organismos pueden conservar una prueba de que se ha realizado una búsqueda.
  • Terceros que piden o necesitan referencias: podríamos proporcionar sus detalles a terceros que buscan servicios/productos que son iguales o parecidos a los que usted ofrece.
  • Empresas de marketing, relaciones públicas o prestadores de servicios informáticos: nos ayudan a organizar, realizar y evaluar campañas de marketing y mediáticas, como Mailchimp y Eventbrite.
  • Otros proveedores de servicios o asesores: como, por ejemplo, empresas que nos prestan apoyo informático, nos ayudan a analizar los datos que tenemos, a procesar pagos, a enviar comunicaciones a nuestros clientes, nos brindan asesoramiento jurídico, inmobiliario o financiero y en general nos ayudan en la prestación de nuestros servicios a usted o a la organización a la que representa o para que nosotros los adquiramos para usted o para la organización a la que representa.
  • Proveedores de información: se incluyen las agencias de referencia de crédito y los proveedores de controles de blanqueo de capitales.
  • El Gobierno, las autoridades locales, las autoridades de planificación o los reguladores pertinentes: si así lo especifica la legislación o tenemos que prestar ayuda en sus investigaciones.
  • Policía, fuerzas del orden y servicios de seguridad: para ayudar en investigaciones, la prevención de delitos y la protección de la seguridad nacional.

También utilizamos Google Analytics, que instala cookies para recoger información sobre cómo usan los usuarios nuestra página web. Utilizamos la información para redactar informes y para mejorar el sitio web. Las cookies recopilan información de forma anónima, inclusive la información acerca del número de visitas al sitio web o al blog, de dónde han llegado los visitantes y qué páginas han consultado. Para impedir el rastreo por parte de Google Analytics a través de las páginas web, visite http://tools.google.com/dlpage/gaoptout. Por favor, consulte nuestra Política de Cookies para más información acerca de cómo utilizamos las cookies.

Es posible que proporcionemos a terceros información estadística agregada y datos analíticos sobre usuarios de nuestros productos y servicios, pero nos aseguraremos de que nadie puede ser identificado a partir de esta información antes de divulgarla.

No revelamos información personal a nadie excepto en los casos arriba especificados, a menos que no tengamos su consentimiento o estemos obligados a hacerlo por ley. No vendemos, alquilamos o comercializamos sus datos.

Marketing por correo electrónico, correo y SMS: cada cierto tiempo, podríamos contactarle por correo, correo electrónico o SMS con información acerca de productos o servicios que consideramos pueden ser de su interés.

Solo enviaremos mensajes de marketing de acuerdo con las preferencias establecidas por usted en el momento de la creación de su cuenta, o que nos haya indicado que desea recibir, o si usted o la organización a la que representa ya han recibido bienes o servicios parecidos de nuestra parte en el pasado

En cualquier momento nos puede comunicar que no desea recibir mensajes de marketing, enviándonos un correo electrónico a communicationsteam@idea.int o siguiendo las indicaciones de la sección más abajo. También puede darse de baja haciendo clic en el vínculo correspondiente que aparece en todos los mensajes de marketing que le enviamos.

La información personal que recogemos no se transfiere ni se almacena en países fuera de la Unión Europea, salvo en las excepciones indicadas en esta sección.

Nuestros directores y el personal que trabaja para nosotros podrían, en limitadas ocasiones, acceder a la información personal desde fuera de la Unión Europea si residen fuera de la Unión Europea o si están de vacaciones y acceden a nuestros sistemas para trabajar de forma remota. En estos casos, utilizarán nuestras medidas de seguridad y estarán sujetos a los acuerdos suscritos con nosotros que están sujetos a la legislación sueca y a la misma protección jurídica que se aplicaría al acceso de datos personales desde Suecia.

En limitadas circunstancias, podríamos revelar información personal tal y como se menciona en la sección a sujetos que se encuentran fuera de la Unión Europea. En estos casos impondremos todas las protecciones establecidas por ley a la información personal antes de su divulgación, tal y como queda previsto en la legislación.

Conservaremos su información personal durante todo el tiempo que sea necesario para los fines para los cuales se había recogido, y, sucesivamente, durante todo el tiempo en que exista el riesgo de una posible reclamación, que dependerá del plazo de prescripción de cada tipo de reclamación. Hemos listado a continuación los principales periodos de conservación que serán de aplicación, a menos que le contactemos para indicarle lo contrario:

  • Para contactos individuales con clientes y proveedores, durante todo el tiempo que perdure la relación con ese cliente o proveedor, y sucesivamente por un periodo de 10 años.
  • Para contactos de marketing, normalmente se trata de un periodo de 3 años después de la última vez que nos pusimos en contacto con usted.
  • En el caso de usuarios del sitio web, normalmente se trata de un periodo de 1 año tras el uso del sitio web.
  • Para individuos que solicitan información, presentan quejas o mantienen correspondencia con nosotros, se trata generalmente de 10 años.
  • Para individuos que participan en un evento, serán normalmente 3 años después del evento.

Es importante que los datos que tenemos de usted sean exactos y estén actualizados, y deberá comunicarnos cualquier cambio, por ejemplo, si cambia su cargo, si trabaja para una diferente organización, un cambio de número de télefono o de dirección de correo electrónico. Puede ponerse en contacto siguiendo las indicaciones de la sección más abajo.

Contamos con múltiples medidas, como por ejemplo contraseñas y cortafuegos, para protejer la información bajo nuestro control de posibles pérdidas, uso indebido o alteración. De todas formas, no podemos garantizar que estas medidas son, o seguirán siendo, adecuadas. Sin embargo, tomamos muy en serio la seguridad de los datos y haremos todo lo razonablemente posible para proteger la integridad y la seguridad de la información personal que recogemos.

Usted cuenta con los siguientes derechos en relación con su información personal:

  • el derecho a ser informado sobre cómo se usa su información personal;
  • el derecho de acceso a la información personal que guardamos sobre usted;
  • el derecho a solicitar la corrección de información personal inexacta que guardamos sobre usted;
  • el derecho a solicitar la eliminación de su información personal en limitadas circunstancias;
  • el derecho a limitar el tratamiento de su información personal si se dan ciertas condiciones;
  • el derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales;
  • el derecho a solicitar que le transfiramos parte de sus datos a usted o a otro proveedor de servicios; y
  • el derecho a oponerse a ciertos procesos automatizados de toma de decisiones utilizando sus datos personales.

Tiene que tomar en cuenta que podría no ser posible ejercer algunos de estos derechos, como por ejemplo el derecho a solicitar la transferencia de datos a otro proveedor de servicios o el derecho a oponerse a la toma de decisiones automatizada, ya que poseen requisitos y excepciones específicos que no podrían aplicarse a la información personal que hemos recogido y almacenado. Por ejemplo, nosotros no utilizamos procesos automatizados de toma de decisiones con sus datos personales. Sin embargo, algunos derechos no vienen acompañados de condiciones, así que su derecho de revocación del consentimiento o la oposición al tratamiento para el marketing directo son derechos absoluto.

Es posible que tengamos que solicitarle información específica para permitirnos confirmar su identidad y garantizar su derecho de acceso a la información (o al ejercicio de sus derechos). Se trata de una medida de seguridad adecuada para garantizar que no se revela información personal a ninguna persona que no tenga el derecho de recibirla.

Este Aviso de Privacidad presenta un resumen general de sus derechos legales con respecto a la información personal, pero estamos ante un ámbito legislativo muy complejo. Puede encontrar más información acerca de sus derechos en la página web de la Autoridad de Protección de Datos de Suecia (https://www.datainspektionen.se).

Para ejercer cualquiera de los derechos arriba mencionados, o si tiene preguntas relativas a sus derechos, por favor póngase en contacto con nosotros siguiendo las indicaciones de la sección más abajo.

Si no está satisfecho con la forma en la que usamos su información personal, puede presentar una queja ante la Autoridad de Protección de Datos de Suecia (https://www.datainspektionen.se). Estamos a su disposición para ayudarle y le animamos a que se ponga en contacto con nosotros primero para resolver su queja.

En su interacción con nosotros, a través del sitio web o por otra vía, usted podría revelar información personal a terceros. Por ejemplo, nuestro sitio web incluye vínculos a páginas de terceros sobre las que no tenemos control alguno, o usted podría asistir a un evento en instalaciones que no son de nuestra propiedad. En dichas circunstancias, podría estar revelando sus datos personales a la parte tercera propietaria de la página web en cuestión, o al propietario de las instalaciones del evento. La información personal divulgada en estas situaciones queda sujeta a las políticas de privacidad de las entidades terceras, por lo que le pedimos que por favor lea atentamente dichos avisos de privacidad antes de compartir su información.

Cada cierto tiempo podríamos actualizar este aviso de privacidad. En caso de cambios sustanciales, actualizaremos la fecha de la versión en la parte inferior de este aviso. Si los cambios son significativos intentaremos avisarle con antelación razonable, salvo impedimento legítimo. En los casos en que la ley lo exija, pediremos su consentimiento para modificar la forma en la que utilizamos su información personal.

Para cuestiones o reclamaciones relacionadas con la información que conservamos, por favor póngase en contacto con nosotros enviando un correo electrónico a info@idea.int o escríbanos a IDEA Internacional, Strömsborg, SE-103 34 Estocolmo, Suecia.

Versión 18/02/2021